O que é a Convenção de Haia?

A “Convenção da Apostila” tende a desafogar o Itamaraty, que possui uma demanda de cerca de 1,5 milhão de pedidos de autenticação de documentos por ano.

No início dos anos 50, a Conferência de Haia sobre o Direito Internacional, a partir da orientação do Conselho da Europa, decidiu criar uma espécie de convenção – Convenção de Haia – com o objetivo de tornar mais simples e rápidos os processos de legalização de documentos produzidos em um país estrangeiro.

Até então, o Ministério de Relações Exteriores e os consulados de cada país eram os que tinham a incumbência de autenticar esses documentos — um processo considerado caro, demorado e extremamente burocrático—, andando na contramão do que preconizavam os novos tempos, cuja ordem é intensificar as relações comerciais entre os países que há algum tipo de afinidade.

Foram cerca de 15 anos de discussões e debates, que começaram com a produção de um esboço elaborado pela Comissão Especial, após longos debates na 8ª Sessão da Conferência de Haia (1956); a realização da 9º Sessão da Conferência, com o objetivo de “lapidar o texto” que criava a Convenção (1960).

Até que, finalmente, fosse sancionado o projeto, com as respectivas assinaturas dos países-membros, para a criação, em 05 de novembro de 1961, da “Abolição de Requisitos de Legalização para Documentos Públicos Estrangeiros”, ou simplesmente a “Convenção de Haia”, que entrava em vigor oficialmente em 21 de janeiro de 1965, modificando definitivamente a forma como se dava a autenticação de documentos entre os países-membros da Conferência.

Na verdade, a exigência da legalização de documentos estrangeiros continuaria existindo. Todo documento produzido em um país europeu, por exemplo, só teria valor no Brasil após essa autenticação. Só que agora não mais por um processo burocrático, que envolvia a participação do Ministério das Relações Exteriores e o Itamaraty. Agora eles só precisariam de uma “apostilagem” em uma Autoridade Competente designada pelo governo brasileiro, conforme o que determina o art. 6º da Convenção.

No dia 14 de agosto de 2016, após mais de cinco décadas da sua entrada em vigor, o Brasil, finalmente, confirmava a sua filiação, através do Decreto nº 8.660, que o tornou parte de um grupo com cerca de 112 países que decretaram o fim da “Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros”, conhecida como a “Convenção da Apostila de Haia”.

A Convenção é considerada, atualmente, o tratado de maior sucesso produzido pela Conferência e um dos mais importantes documentos na área de Cooperação Jurídica e Administrativa Internacional. No Brasil, é regulamentado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) — que é a Autoridade Competente para decidir toda e qualquer questão relativa à autenticação de documentos produzidos no exterior.

Quais documentos são possíveis apostilar?

De acordo com o artigo 1º, Seção B, da Convenção de Haia, um documento público é todo aquele revestido de “fé pública”, ou seja, emitido por uma autoridade competente, assim designada pelo poder público (Estado) para o seu reconhecimento legal.

Esse documento, após reconhecido o seu caráter oficial, deverá ser emitido por um Estado participante da Convenção (país de origem), para efeito em outro Estado também participante (destinatário), não tendo, portanto, qualquer valor dentro do território onde foi expedido, mas apenas no país de destino escolhido.

A Convenção determinou algumas categorias de documentos que enquadram-se nesses critérios. E são eles:

  • Documentos provenientes de uma autoridade ou de um funcionário dependente de qualquer jurisdição do país, compreendidos os provenientes do Ministério Público, de um escrivão de direito ou de um oficial de diligências;
  • Documentos Administrativos;
  • Documentos notariais (expedidos por tabeliães);
  • Declarações oficiais: menções de registros, vistos com data predeterminada, reconhecimento de firma, entre outras declarações semelhantes;
  • Decisões judiciais;
  • Tradução pública etc.

Exemplos de documentos que podem ser apostilados:

A apostilagem só pode ser feita em documentos públicos, e é preciso também que o país emissor seja signatário da Convenção de Haia.

1.Documentos administrativos

Certidões de nascimento, óbito e casamentos internacionais; certificado médico; extratos de registros de empresas, imóveis, propriedade intelectual, recenseamento etc; registros de ocorrências policiais; certidões de ensino; concessões de patentes; transações comerciais internacionais; registro de investimentos no exterior, entre outros.

2. Documentos oriundos de autoridades oficiais

Especialmente aqueles expedidos por funcionários ligados a Tribunais de Estado (advogados, oficiais de justiça, promotores etc), desde que assim caracterizados pela “Lei do Estado de Origem”, que é o que determina se um indivíduo é ou não uma Autoridade Competente.

Estes podem emitir documentos relativos a processos de adoção de crianças estrangeiras, processos judiciais internacionais, propriedade intelectual e direitos autorais, entre outros.

3.Atos Notariais (emitidos por tabeliães)

Enquadram-se nessa categoria: os Juramentos; documentos que comprovam uma determinada função exercida; solicitação de vistos de estudos, cidadania ou residência estrangeira; realocação de famílias; certificado de não-impedimento, entre outros documentos.

A Convenção de Haia hoje é considerada a mais importante convenção proposta pela Conferência Internacional, pois a urgência determinada pela globalização, a necessidade cada vez maior de expandir as fronteiras comerciais e as relações exteriores fazem com que milhões de pedidos de Apostilas sejam solicitadas, anualmente, pelos mais de cem países assinantes do acordo.

E, para facilitar ainda mais o procedimento, criou-se o Programa da Apostila Eletrônica (e-APP), com o objetivo de garantir uma maior agilidade dos processos, por meio da emissão das “e-Apostilas” (apostilas eletrônicas) dentro de um ambiente totalmente virtual e de acordo com as principais regras estabelecidas pela Segurança da Informação.

Obs: A Convenção de Haia não determina um prazo de validade paras as Apostilas. Elas deverão ter validade nacional enquanto o documento existir. No entanto, é permitido a estipulação de prazos de acordo com o direito interno de cada Estado, desde que não infrinja as regras determinadas pela Convenção.

Quais países aderiram à Convenção de Haia?

A Convenção já possui cerca de 112 países signatários (de cinco continentes). Esse número faz deste um dos mais importantes tratados em vigor atualmente, e responsável por uma série de benefícios econômicos, comerciais e culturais. Por decisão do Conselho Nacional de Justiça, sob o Decreto nº 148/2015, o Brasil passou a fazer parte oficialmente da Convenção da Apostila, decisão que começou a vigorar no dia 14 de agosto de 2016, pelo Decreto 8.660/2016. Os demais países que fazem parte do acordo são:

1. Continente africano

África do Sul, Seychelles, Suazilânda, Botswana, Burundi, Cabo Verde, Lesoto, Libéria, Malawi, Marrocos, Maurícia, Namíbia, São Tomé e Príncipe.

2.Europa

Albânia, Alemanha, Andorra, Antiga República Jugoslávia da Macedônia, Austrália, Áustria, Azerbaijão, Bósnia e Herzegovina, Bulgária, Bélgica, Croácia, Dinamarca, Eslováquia, Eslovênia, Espanha, Finlândia, França, Geórgia, Grécia, Irlanda, Islândia, Lituânia, Luxemburgo, Noruega, Nova Zelândia, Polônia, Portugal, Reino Unido da Grã-Bretanha e Irlanda do Norte, República Checa, Sérvia, Suécia, Suíça, Turquia, Ucrânia, Bielorrússia, Chipre, Estônia, Federação Russa (Eurásia), Hungria, Itália, Letônia, Liechtenstein, Malta, Mônaco, Montenegro, Países Baixos, República da Moldávia, Romênia, San Marino.

3.Continente americano

Antígua e Barbuda, Argentina, Granada, Panamá, Paraguai, Peru, Venezuela, Uruguai, Suriname, Bahamas, Barbados, Belize, Brasil, Chile, Colômbia, Costa Rica, Dominica, El Salvador, Equador, Estados Unidos da América, Honduras, México, Nicarágua, República Dominicana, Santa Lúcia, São Cristóvão, São Vicente e Granadinas, Trinidad e Tobago.

Já são mais de cem países, de cinco continentes, participantes da Convenção.

4.Ásia

Armênia, China (Macau), China (Hong Kong), Quirguistão, Uzbequistão, Bahrain, Brunei Darussalam, Cazaquistão, Coreia, Índia, Israel, Japão, Mongólia, Omã, Tajiquistão.

5.Oceania

Ilhas Cook, Fiji, Ilhas Marshall, Niue, Samoa, Tonga, Vanuatu.

Onde é possível apostilar documentos no Brasil?

Antes da adesão do Brasil à Apostila de Haia, a legalização de documentos produzidos no exterior tinha que passar por uma série de trâmites, o que ficou conhecido por “legalização em cadeia”. Tratava-se de uma cadeia de procedimentos que necessariamente passava pelo Ministério das Relações Exteriores, Ministério da Justiça e Itamaraty.

A Convenção de Haia veio para eliminar toda essa burocracia, pois agora o requerente só precisa dirigir-se a um cartório autorizado e solicitar a “Apostila da Convenção”. De acordo com o art. 6º, cabe ao Estado Contratante (país de destino) determinar as suas respectivas Autoridades Competentes, e até mesmo a quantidade de órgãos destacados para essa função.

Essas autoridades poderão determinar, também, a necessidade de documentos adicionais (averbações, traduções, cópias etc), como forma de adequar o procedimento à realidade de cada Estado, no que tange ao seu direito interno e também às peculiaridades culturais de cada um.

No Brasil, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) é o responsável por estabelecer todas as regras concernentes à apostilagem de documentos internacionais, e, juntamente à Associação dos Notários e Registradores do Brasil (ANOREG), já iniciou o processo de treinamento que irá habilitar os cartórios do país para trabalhar com esse tipo de registro.

Inicialmente, apenas os cartórios das capitais serão habilitados, e essa habilitação será feita de acordo com os padrões do Serviço Eletrônico de Informações (SEI), que, entre outras vantagens, permite que os “Cartórios Apostilantes” autentiquem o documento com um QR Code, um código que permite o acesso por meios digitais do documento original, sem que haja a necessidade da sua apresentação física. Além disso, a Convenção de Haia elencou algumas funções dos “Cartórios Apostilantes”. Entre as quais, estão:

  • Determinar a autenticidade do documento;
  • Emitir as Apostilas;
  • Registrar o procedimento em um registro eletrônico;
  • Esclarecer quaisquer dúvidas relativas ao serviço de Apostilagem, entre outras funções.

Outra questão importante, é que aos Estados de destino cabe a fiscalização das Autoridades Competentes designadas, bem como as possíveis alterações em seus representantes, como no caso em que uma Autoridade perde essa sua condição perante o Depositário, ou mesmo quando perde a competência para apostilar determinados documentos, de acordo com o que preconiza o art. 6º da Convenção.

E, por fim, no que diz respeito às legalizações emitidas antes da adesão do Brasil à Convenção, o que o “Escritório Permanente da Apostila de Haia” determina é que tais documentos continuem sendo aceitos em todos Estados signatários, dentro de um prazo satisfatório determinado pelos países.

Quais os reais efeitos da apostila?

1.Comprova a licitude de um documento

A Apostilagem tem como função primordial autenticar a assinatura presente em um documento, e garantir não somente que este pertence ao seu portador como a sua autoridade para estar de posse dele. Também garante que foi expedido por um órgão oficial e que possui validade legal em todo o território do país de destino.

É importante que fique claro o fato de que a apostilagem não garante a autenticidade ou legalidade do conteúdo de um documento, por isso não pode ser utilizada como forma de garantir a sua procedência, devendo, portanto, ser acompanhada (a Apostilagem) de uma indicação sobre o seu caráter limitado, de acordo com o art. 5º da Convenção.

Para o Banco Mundial, o comércio exterior será um dos principais beneficiados com a eliminação de mais essa trava burocrática.

2.Facilita as relações internacionais

Uma apostila, como foi dito, trata-se de uma espécie de comprovante da autenticidade de um documento emitido por um país que integra a “Convenção de Haia”. Esse comprovante só pode ser aposto em um documento público, como prova de autenticar a assinatura e o cargo do portador, assim como o carimbo do órgão expedidor do documento no Estado de origem.

Essa prática facilita o reconhecimento de inúmeros documentos que circulam entre esses países, e que antes deveriam percorrer, no Brasil, uma verdadeira “via-crúcis” pelo Ministério das Relações Exteriores, Ministério da Justiça e Itamaraty. O resultado era um gasto de tempo considerável, asfixia dos órgãos oficiais, maior necessidade de alocação de recursos, entre outros transtornos.

3.Facilita o intercâmbio estudantil

Outro benefício trazido pela criação da Convenção de Haia foi a agilização dos processos relativos à concessão de vistos, já que facilitará, e muito, as candidaturas às vagas oferecidas para estudantes estrangeiros pelos países signatários do acordo.

A apostilagem ainda facilita a autenticação dos diplomas obtidos no exterior, legalização de documentos pessoais, do Certificado de Proficiência em Línguas, Certificado de naturalização, entre outros benefícios.

4.Potencializa a realização de negócios

Um estudo coordenado pelo Banco Mundial confirma o potencial da Convenção de Haia como um facilitador das relações comerciais entre os países que fazem parte do acordo. O que os especialistas garantem é que os efeitos positivos da Convenção podem ser facilmente sentidos pelo aumento significativo dos investimentos estrangeiros no país de destino, já que a diminuição da burocracia é fator primordial para a garantia da competitividade em tempos de globalização.

A economia de recursos públicos também pode ser observada pelo simples fato de que o Ministério das Relações Exteriores, Itamaraty e Ministério da Justiça agora estão livres dessa incumbência que, no caso específico do Itamaraty, era de pelo menos 1,5 milhão de apostilagens por ano. Em tempos de globalização, eliminar a burocracia pode ser sinônimo de um ganho considerável nas relações internacionais.

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